Een cleandeskpolicy is een droom die u kunt waarmaken als u in uw kantooromgeving omschakelt naar Het Nieuwe Werken. Is clean desk een noodzaak om vlot te werken? Of belemmert het creatieve geesten? Tijd voor een klare kijk.

Klare kijk op clean desk

De Japanse monnik Shoukei Matsumoto publiceerde in 2018 het boekje ‘A Monk’s Guide to a Clean House and Mind’. Daarin legt hij nauwgezet uit hoe hij als monnik leerde gebouwen schoon te maken en te onderhouden. Een reine omgeving is voor de Japanse monniken de voorwaarde voor een reine geest. Wat hun eerste werk ’s ochtends is? Niet toevallig: schoonmaken. Dat is pas lean management!

In zijn boek strooit Matsumoto met tips. Onder meer zegt hij dat het handig is zo weinig mogelijk te bezitten. Want dan verzorg je dat bezit beter en je gebruikt het meer. Let er altijd op dat je materiaal van hoge kwaliteit gebruikt, voegt hij eraan toe. Het werkt beter en gaat langer mee.

5S-methode voor clean desk

Van Japanse monniken naar een clean desk is maar een kleine stap. Want ook uit Japan kom de 5S-methode. Ze wordt aangeraden om een clean desk te verkrijgen én te behouden:

De 5S-methode is een van de inzichten die EFF3CT medewerkers van organisaties bijbrengt bij de adaptatie van Het Nieuwe Werken. We gaan daarin verder dan de traditionele opruimcoach of professional organizer, en daar is een goede reden voor.

Naar een breed cleandeskbeleid

Herinnert u zich nog de uitverkiezing van het wanordelijkste bureau? Elk jaar kwam dat uitgebreid in de pers. De prijs voor de bezitter van dat bureau was een opruimcursus. Met als gevolg dat het bureau na een dag smetteloos en piekfijn stond te glimmen, net zoals de eigenaar. Maar … na enkele weken was er van een clean desk geen sprake meer. Alles was weer ondergesneeuwd.

Clean desk of creative desk?

Bij ons advies aan bedrijven die Het Nieuwe Werken omarmen, geven we de raad om een cleandeskbeleid niet té steriel te maken. Natuurlijk is het voor een schoonmaakploeg makkelijker om een opgeruimd bureau onder handen te nemen. Het kost minder moeite, minder tijd en bijgevolg minder geld. Tenzij u het zoals Shoukei Matsumoto zelf zou doen, dan kost het niets. Dat zou nog eens een idee zijn!

Toch is een clean desk niet zaligmakend. Heel wat onderzoek wijst erop dat een staat van orde of een staat van wanorde verschillende mindsets activeren. Een ordelijke werkomgeving bevordert het werk van mensen die behoudend zijn en baat hebben bij een strakke structuur in wat ze doen. Een werkomgeving die er wanordelijk uitziet is positiever voor medewerkers die creatieve en onconventionele arbeid verrichten. De wanorde kan hen inspireren om met verrassende ideeën en creaties uit de hoek te komen.

Is clean desk, en bij uitbreiding Het Nieuwe Werken, voor creatieve bedrijven of creatievelingen binnen organisaties dan helemaal uit den boze?

Een clean desk totaalconcept werkt voor iedereen

De overschakeling naar een omgeving die perfect geschikt is om de principes van Het Nieuwe Werken toe te passen moet iedereen enthousiasmeren. Laat uw medewerkers een cleandeskbeleid zo veel mogelijk toepassen. Het zal een positieve invloed op heel uw organisatie hebben. Een voorbeeld: onderzoeken wijzen erop dat een omgeving met clean desks mensen ertoe aanzet gezonder te gaan eten.

Is uw organisatie gericht op creativiteit? Hebben bepaalde afdelingen van uw bedrijf de taak naar voren te komen met creatieve en inventieve oplossingen? Creëer dan voor heel uw organisatie of voor die afdelingen een werkomgeving die de creativiteit stimuleert. Dat betekent: een ontspannen werkomgeving, overlegruimten die de verbeelding prikkelen, bureaus die er niet uitzien als bureaus, interieurarchitectuur die aangenaam oogt én tegelijk toch een clean desk beleid huldigt.

Allemaal mooi voorgesteld, denkt u. Maar hoe beginnen we aan een clean desk beleid en hoe passen we het toe in Het Nieuwe Werken?

Begin met een clean mindset aan een clean desk.

Vraag ons voorbeelden van cleandeskbeleid in Het Nieuwe Werken.