Vergaderruimtes om efficiënt te overleggen
Last van vergaderitis? Ga na welke vergadervormen in uw bedrijf gangbaar zijn. EFF3CT schotelt u er 5 en hun matchende vergaderruimte voor. Maak komaf met inefficiënte meetings in klassieke vergaderzalen.
Het klassieke begrip vergaderen kritisch bekeken
Een brainstorm, een statusmeeting, een een-op-een gesprek… Het traditionele concept van zittend vergaderen rond de grote vergadertafel is achterhaald. Vandaag is flexibiliteit key om efficiënt te vergaderen. En uw werkomgeving? Die kan niet achterblijven. Bevorder teamoverleg door alternatieve vergaderruimtes en inspirerende hoekjes.
Een vergaderagenda? Check! Een vergaderruimte? …
Van kleine bruisende start-ups tot ambitieuze corporate company’s, vergaderingen worden best voorbereid met een vergaderagenda. Dat is evident. Maar de vergaderruimte krijgt minder aandacht. De statische vergaderzaal is dé favoriete plek om bezoekers te ontvangen of voor professionele gesprekken. Maar houdt u een coachende one-to-one? Wilt u creatief overleggen met collega’s? Een tussentijds informeel gesprek? Dan is de klassieke vergaderruimte een weinig inspirerende optie.
Als resultaat, doel en agenda duidelijk zijn, dan mag geen enkele vergadering meer dan 30 minuten duren.
– Tim Ferris, auteur van 'The 4-hour Working Week'
5 tips om efficiënt te vergaderen
EFF3CT schotelt u vijf alternatieve vergadervormen voor met tips om de communicatie en samenwerking te verbeteren.
1 — Een-op-een overleg
Vergaderen om te vergaderen? Niet wanneer u enkel spreekt met wie op de hoogte moet zijn. Een-op-een overleg in een grote, lege vergaderzaal zal uw gesprek een onnodig gewicht geven en is hoogst ongezellig. Kies voor een plaats die vertrouwen inboezemt en inspiratie geeft zoals de lounge, de koffiecorner of die kleurrijke zithoek om elkaar up te daten of te briefen.
2 — Teamoverleg
Tijdens een teamoverleg start u de werkweek met de juiste spirit of checkt u de upcoming projects. Collega’s die thuiswerken nemen probleemloos deel. Een teammeeting in een gehorige, verouderde ruimte zonder toegang tot uw online presentaties en documenten belemmert het tempo. Een stille plek met sterke internetconnectie, screen sharing en (fysieke of digitale) plaats voor ieder teamlid vormen de basis voor een vlot teamgesprek. Ergonomisch meubilair maakt het plaatje compleet.
3 — Brainstorm
Frisse ideeën, promostunts of plannen van aanpak bedenken? Een brainstorm gaat letterlijk en figuurlijk beter zonder ruimtelijke grenzen. Donkere, kleine ruimtes zijn nefast voor de inspiratie. Wie deelneemt aan een brainstormsessie, moet zich ongestoord kunnen engageren. Natuurlijk daglicht en kleurgebruik voeden de creativiteit. Voorzie daarnaast een magnetisch bord, bordstiften, pijlsnelle internetverbinding, … zodat geen enkel idee verloren gaat.
4 — Stand-up meeting
Elkaar snel updaten en vervolgens weer aan de slag? Een stand-up meeting is een dagelijks kort overleg van maximum 15 minuten. Laat u niet verrassen en vermijd vergaderzalen met comfortabele stoelen waar uw collega’s verleid worden om een nodeloos lang overleg te starten. Een stand-up meeting is ideaal wanneer het vooruit mag gaan. Uw kantoorruimte kan hier op inspelen met bijvoorbeeld verstelbare bureaus, interactieve schermen of een hoekje met een flipchart of whiteboard.
5 — Klassieke vergadering
Potentiële klanten ontvangen, knopen doorhakken met de raad van bestuur of cijfers bespreken met teamleaders… Het is niet weg te denken uit uw bedrijf. Vermijd een open ruimte zoals de eetruimte of de inkomhal waar voorbij wandelende medewerkers de focus van uw meeting beïnvloeden. Ga naar de vergaderzaal en overleg achter gesloten deuren. Rust uw vergaderruimte uit met degelijke apparatuur (click and share system, moduleerbaar meubilair… ) en til uw vergadering naar een hoger niveau.
Efficiënt vergaderen met EFF3CT
EFF3CT ontwikkelt futureproof werkplekken. We observeren, analyseren en concluderen welke soorten vergaderingen vandaag in uw onderneming plaatsvinden. Welke gesprekken zijn productief en connecteren met de vergaderzaal? Welke meetings leveren weinig op en kunnen beter elders?
We rollen een geoptimaliseerde werkomgeving uit op maat van uw bedrijf, uw cultuur en uw medewerkers. Uw interne communicatie wordt gestroomlijnd met expertise en design. Van focus booths tot standing desks, van interactieve whiteboards tot akoestische panelen. Met toekomstgerichte vergaderruimtes, kantoormeubelen en -materialen is efficiënt vergaderen niet langer een ambitie, maar een realiteit. Dankzij onze realisaties bespaart u ruimte, tijd en geld.
